今天的文章主要针对秘书人员。秘书人员经常跟随领导出席各种会议和场合。无论在什么样的场合，领导都可能会发表一些讲话，有些正式，有些随意。秘书的一项非常重要的任务是记录和整理领导人在不同场合的发言，以供使用。因为领导者的一些新思想和想法，以及他即将实施的一些新决策，往往分散在这些场合的演讲中。

那么局长应该怎么做呢？我们应该把握以下四点。

第一，密切关注记录。

这意味着试图记录领导人所说的原话和意思。因为有些秘书比较懒，不记得了，这其实让领导很不满意，无法调动领导说话的积极性。其他秘书随意做假条。其实，正确的做法是:

首先，记住确切的单词。因为它能体现领导者的原始风格。

第二，记住要点。

第三，容易忘记。时间、地点、名称、技术术语、数字等。

第四，记住问题。所以你可以问清楚空。

第五，及时记住。这是因为有些场合，秘书拿出笔记本记下来不方便，但又要记住，所以现在只能记在脑子里，离开领导后赶紧记下来。

二是及时分类。

我们的记录和会议记录不一样，是为将来准备和处理的一种记录。

那么我们在记录的时候要注意，不要按照领导讲话的顺序一个一个写下来，要按照问题分类记录。比如第一个领导讲四个问题，你就给每个问题留10页。下一位领导发言时，你发现他说的和上一位领导说的有重叠，那就把重叠的问题一起记录下来；当我们谈论新问题时，我们将打开新的10页。等等。

用这种方式记录领导的发言后，你会发现这个记录基本上形成了几个条块。经过反复思考，不断推敲观点和事例，领导讲话的主要精神基本上可以呼之欲出。

第三，引起联想。

就是按照领导讲话精神，完善和深化领导讲话。有时候领导不会说完整的事情。聪明的秘书要善于补充和完成事情，甚至有一些灵感和启发，要及时记录下来。也许下次可以作为文章发表。

但是，联想要注意两点:

一是要符合领导讲话精神的初衷。

第二，必须深化领导讲话精神。是“锦上添花”，而不是“节外生枝”。

第四，趁机引导。

领导讲话，秘书不能插嘴，不能提问，不能激励。但是，为了提高领导讲话的质量，便于事后自己整理，我们可以做到以下几点:

1.提醒领导主持会议

领导主持会议，其他领导的发言才能活跃起来。所以，书记可以这样提醒领导，比如:“政委，这个会议很重要。如果董事已经发言，我会整理出来，向上级汇报。也许你可以成为头条新闻！”领导重视了，会议的发展就不一样了。

2.激励参与者为演讲做准备

秘书不能用直来直去的方式，“指示”领导们如何在会上积极发言，而是可以提醒他们做好一些准备工作，这种方法就是通知领导们在会上进行暗示和启发:

“主席，会议将在明天10点举行。我觉得你说话的时候，会不会把第一个话题讲好？就用你的亲身经历来说说吧。我会把它记录好，我会说得很好。”这样的提醒可能没有想象的那么理想，但领导讲话的质量肯定会有所提高。

3.诱导主持人做总结发言

主持会议的领导往往能顾全大局，在很多问题上给出高人一等的看法。秘书把他们的结束语记录下来，稍微整理一下，这是一篇好文章。因此，有经验的秘书往往会启发领导提前告诉你意想不到的事情。

4.跟进关键人物，做补充发言

如果你觉得一个领导的讲话很新颖精辟，但由于时间等因素，不完整，那么秘书可以追溯补充。比如用他的办公室，和他一起走的时候，问:“主任，你在会上讲的第二个问题，我觉得挺深刻的，但是我还没有完全理解你的意思，请你再讲一遍。”其实这是很受领导们欢迎的，因为这可以表现出书记对自己的尊重和讲话的水平。

以上四点做好了，秘书们就能梳理出领导讲话的精神。