在之前的“会议组织经验分享”中，“智汇CLUB”与大家分享了一些举办大型会议活动的经验，那么在会议接待过程中还有哪些重要事项需要注意呢？今天“智汇俱乐部”就和大家聊聊会议接待的一些经验。
首先，关于接待
1.欢迎客人
首先，确定欢迎规格。通常遵循地位平等的原则，即主迎宾人和客人的身份是平等的，在不可能完全平等的时候，可以灵活变通，地位相同的人或者副手都会出面。其他迎宾人员不宜过多。
二是掌握抵离时间。准确掌握客人的到达和离开时间，并尽快通知所有迎宾人员和相关单位。如有变化，应及时通知相关人员。迎宾人员要提前到达会场，不能太早，不能太晚，甚至迟到。送别人员应在客人离开前到达送别地点。
三是在合适的时间献花。迎接普通客人，一般不需要献花。为了欢迎非常重要的客人，你可以献花。应使用鲜花，花束应保持整洁明亮。不要用菊花、杜鹃花、粉色的花和黄色的花。献花的时间通常是孩子或年轻女性与主人和客人握手的时候。它可以只献给主人客人，也可以单独向所有客人献花。
第四，不同的客人受到不同的欢迎。要迎接大量的客人，可以提前准备好具体的标志，让客人远远就能看清楚；对于第一次来的不认识的客人，要主动询问和自我介绍；对于熟悉的客人，没有必要介绍，只要握手打招呼就可以了。
第五是离开一定的时间。客人到达住处后，不要立即安排活动，而是在安排活动前给对方留一些时间。
2.称呼、介绍和握手
关于地址。在国际上，男人通常被称为先生，女人通常被称为夫人、女士和小姐。其中，已婚女性称为女士，未婚女性称为女士；对于不知道自己婚姻状况的女性，可以称之为女士，年龄大的可以称之为女士。对于高级官员，你也可以直接称呼他们的职务和阁下。
在迎接一群客人时，通常礼宾人员或迎宾人员中地位最高的人会先按照身份从高到低向客人介绍迎宾人员。这里我们应该注意东西方的差异。西方先卑后尊，中国先卑后尊，西方正好和中国相反。
握手时伸出手的顺序:由尊敬的人决定。在官方场合，身居高位、地位高的人先伸手，而在非官方场合，老人和女性姓氏先伸手。
注意:避免用左手、手套、墨镜、脏手等握手。
3.伴随汽车并引导
到达后如需用车陪同，请参考《看图入座礼仪》。
乘坐中大型面包车时，前排座椅高于后排座椅，右侧座椅高于左侧座椅；越靠近前门，座位越高。为客人关门时，要看客人是否坐过，避免关门过快，损坏客人。
主人和客人并排走的时候，领导走外面，客人走里面。单线出行时，向导走在前面，客人走在后面，起到带路的作用。进出门时，领导主动开关门。进出无人电梯时，领导先进后出，操作电梯。
4.会议和会谈
会议座位安排。通常情况下，嘉宾安排在主持人右侧，口译员和记录员安排在主持人和嘉宾后面，其他人员按照礼宾顺序坐在嘉宾一侧。主持人的陪同人员坐在主持人的旁边。如果座位不够，可以加后排座位。双方人员的排名由双方根据各人的职位、地位、本次会议内容等综合安排。
为会谈安排座位。双边会谈通常使用长方形、椭圆形或圆形的桌子，客人和主人相对而坐，以正门为标准，主人坐在后门一侧，客人坐在另一侧。谈论人类住区。我们国家的习惯是把译员安排在演讲者的右边。其他人员按礼宾顺序左右排列。记录员可以安排在后面，当面试官不多的时候，也可以安排记录员坐在会议桌旁。双方人员的排名也是由双方根据每个人的职位、地位和本次会议的内容综合安排。
座位和合影的顺序请参考《带图阅读座位礼仪》。
长桌子
5.主餐
主要有三个环节:安排菜单、设置形式、安排座位。
安排菜单。既要体现民族特色、地方风味、时令时尚，又要体现餐厅的特色和客人喜爱的菜品，菜品要不贵，没有禁忌。关于饮食禁忌，比如回民不吃猪肉，犹太后裔不吃猪肉、兔子和家禽，印尼和马来西亚不吃猪肉，阿拉伯人不吃猪、马、骡、驴肉，还有一些不吃兔肉。了解了这些习俗，就要特别注意安排，千万不要吃这些动物的肉。伊斯兰教也禁酒，但也有例外，那就是伊拉克人可以喝酒。
确定用餐风格。宴会总是通过某种宴会形式来完成的。宴会包括宴会、招待会、茶会和工作餐。宴会中的正式宴会和招待会中的冷餐是最常用的两种宴会形式。
正式宴会仅次于国宴。可以安排晚餐。主人和客人都根据他们的身份就座，使用当地的酒和其他饮料。正式宴会的现场要布置的庄重大方，不要用红绿灯和霓虹灯装饰，要用少量的鲜花。正式宴会通常有“迎宾宴”的横幅，有时还附有标语，内容可根据宴会主题拟定。
安排座位。正式宴会桌的布置:主桌位，以圆厅中心为顶，横排为右顶，竖排为远顶，有主席台时以主席台为顶。2、3、4等。其他桌子的位置由离主桌的距离决定，近高远低，右高左低。当桌数多的时候，你应该打桌牌。
正式宴会的座位安排:通常每桌安排10人，客人的位置取决于离主人座位的距离。我们国家习惯上是按照每个人的位置来安排，这样便于交谈。关于座位顺序，请参考阅读带图片的座位礼仪。
冷餐会经常被用来招待大量的客人。通常情况下，客人的座位是固定的，而其余的座位是不固定的。食物和饮料提前放在桌子上。招待会开始后，他们会自动吃饭。这种用餐方式越来越受欢迎，主人和客人都感到轻松自由，方便交流。
6.看节目
第七排和第八排座位通常是观看艺术节目的最佳位置。最好是看15排前后的电影。特殊演出需为主持人和主要嘉宾预留贵宾席，其他嘉宾可自由安排座位或进出。
如果举办舞会，时间要控制在2小时以内，也就是晚上8: 00到10: 00。参加舞会的男女人数应该相等。注意唱歌跳舞。男人要主动约女人跳舞，女人可以婉拒；女人请男人跳舞，男人不能拒绝。舞蹈结束时，结束曲要让嘉宾觉得舞蹈要结束了。
7.访问
一、项目选择。根据来访的目的、客人的意愿和兴趣，以及客人是否来过，做好安排。
二是安排布局。项目确定后，要制定详细的方案，先看哪个，再看什么，在哪停，在哪介绍，在哪上厕所，在哪上车，中间怎么引导，怎么连接，谁介绍情况等。，所有这一切都应该向接待单位解释清楚。
对于大型、重要、复杂的参观活动，要特别注意以下几点:精心选择参观点；反复看路线，计算途中使用时间、参观时间、介绍时间，保证用最少的时间看到最多的参观点；确定联系人、电话和介绍人；沿途安排解说员和解说；密切关注走访过程，及时发现和解决问题；根据暂时的突然变化进行适应性调整。
8.签合同
签约大厅一般设置一张长方形的桌子作为签约桌。桌面覆盖着一张深绿色的桌子，桌子后面放着两把椅子，这是两党签字人的座位。座位前有自己保存的文字，上端放置签名文具。如果是与外方签署，则在桌子中间放置一个旗帜框架，悬挂签署国的国旗。
双方参会人员进入签约大厅。签字人入座时，其他人员按身份顺序排列在签字人座位后。双方的签字助理站在各自签字人的外侧，协助揭开正文，并标明签字地点。签署主方保存的文本后，签署助手将文本相互传递，然后签署另一方保存的文本，然后双方的签署者交换文本并相互握手。有时，签约后，准备香槟或红酒一起庆祝。
9.保持良好形象
第一，精神要饱满自然，态度要和蔼端庄。保持你的脸、手、衣服和鞋子干净。说话有礼貌，注意自己的身份。公共场所保持安静，遵守秩序，不打扰或影响他人。守时，遵守合同。
第二，要有礼貌，有礼貌。你好，请，谢谢，对不起，再见。
第三，尊重隐私。与人交往时，做到五不问，即不问年龄、婚姻、行踪、收入、住址。但是在日常交流中，有些人最喜欢问这些问题。这是为了吸引眼球。
第四，女性至上。优先考虑和保护各地的妇女。男女同行时，男人要走外侧，不能并行时，男人要让女人带头。当开门、下车、上楼或进入无向导的地方，遇到障碍和危险时，男人应该走在女人前面，为她们服务。吃饭时，进入餐厅的顺序是:服务员领，女士跟，男士“带后”。
第五，衣着得体。着装要体现整体性、个性、和谐。男人穿的颜色不要超过三种，否则会显得凌乱，不够庄重。袜子一般应该穿和裤子、鞋子一样的颜色或者颜色深一点的。男人通常穿休闲装，包括外套、夹克、衬衫、t恤和各种西装。然而，当你参加正式、隆重和严肃的会议或具有特殊意义的仪式时，你应该穿深色西装或连衣裙。
西装的注意事项:
西装袖长应达到手腕，西装衬衫袖长应比西装袖长1-2厘米。在正式场合，你应该打领带，扣上西装。衬衫和领带要精心挑选，衬衫的领子要挺括，领带的颜色要与衣服和场合相协调，不能太随意。打领带时，你应该扣好衬衫的第一粒扣子。衬衫的下摆应该放在裤子里。一般不要在衬衫里面穿棉衣。天气冷的时候，你可以在衬衫外面穿一件毛衣。穿毛衣时，领带应该放在毛衣里面。穿西装的时候穿皮鞋。一般是黑色或棕色皮鞋。皮鞋要上油擦亮，不能沾满灰尘。在日常穿着中，西装可以用第一个扣子打开或扣上。西装口袋和裤兜不宜装太多东西，以免显得鼓鼓的。穿西装不打领带时，不要扣衬衫的第一颗扣子。
领带注意事项:
领带不能太长或太短。领带通常在第四个和第五个扣子之间。站立时，建议下端接触皮带。如果背心穿在里面，领带要放在背心里面，领带夹不能露出背心。生活中有些人把领带夹放在衬衫的第二粒扣子里，很显眼，也很难看。在宴会等喜庆场合，领带的颜色可以更鲜艳；参加吊唁活动，通常系黑色或其他素色领带。在日常生活中，你可以穿衬衫或打领带，但衬衫的底部应该在你的裤子里。穿夹克、衬衫等翻领也可以打领带。脸小身材高的人不要打太窄的领带，胖的人不要打太宽的领带。
第六，餐饮要规范。坐直，双腿并拢，双脚平放。手和手肘远离桌子，不要放在桌子上或从桌子上刮下来。客人只有在主人发出开始的信号时才能开始。慢慢吃，不要大声喧哗，比如喝汤的时候“咕噜咕噜”，吃东西的时候“砰砰”响，不优雅。如果忍不住打喷嚏或咳嗽，用手帕捂住口鼻，头转向一边，尽量避免发出声音。敬酒时，保持上半身挺直，双腿稳定。适可而止，劝人喝酒，避免喝太多，控制在我酒量的三分之一。
使用筷子时，一旦食物被夹住，立即放入口中，不要停留太久。不要在盘子里搅拌筷子，也不要把筷子放在离盘子太远的地方。如果偶尔有一些盘子从盘子里掉出来，就不应该放回盘子里。禁止用碗吃桌上的牛排。
有自助餐的时候，要按顺序自动吃，不要抢先；吃完可以换个位置坐下慢慢吃；第一次不用吃太多。如果需要添加食物，可以再吃一次或多次；吃的东西最好吃完，不要留着，以免造成浪费。
第二，关于会议
1.确认出席情况
会议通知发出后，需要确认参会人员是否收到通知，是否会参加会议。对于同时担任多个岗位的特殊人员，需要核实是否亲自参加，以便正确摆放座位。
2.选择场地
主要根据规模适中、条件适宜、距离较近和经济效益。
3.确定标识、背面标识和宣传标语
标识可根据会议通知确定。背牌和宣传标语要与会议主题紧密联系，充满号召和鼓舞。
4.如何安排座位？
讲台的布置。主席台数量较多时，可设置多排主席台，领导可成排就座。讲台的就座顺序请参考《带图阅读就座礼仪》。
发言人应准备一张“发言人座位”卡，并在会前放好。发言前五分钟，请发言人到达讲台后面靠近讲台的一侧，准备发言，发言完毕返回座位。
5.确保麦克风和声音处于良好状态
选择一个好的麦克风。反复检查维护，确保稳定运行。开会前10分钟最后一次检查麦克风，确保使用良好。
6.奖品
获奖人员将被安排坐在彼此的前面，便于组织获奖。
礼仪小姐彩排。礼仪小姐从讲台的一边接过奖品，依次上台。他们之间的距离相等。当她走到第一排领奖台前，她很自然地转身走向舞台展示奖品，然后转身走向领奖台，把奖品交给颁奖领导，很自然地转身从另一边离开领奖台。
获胜者彩排。确定每批中的收件人数。根据领奖台第一排获奖领导人数，确定每批获奖领导人数，注意获奖领导人数一般不要超过获奖领导人数，避免一个领导同时颁发多个奖项，减少出错的可能。
将获奖者和获奖者的名字一一对应打印出来，发给每位获奖者，让他们记住自己去哪个领导那里领奖。
在正式登台领奖前，女主持人引导获奖人员走上领奖台，走向相应的获奖领导。之后，所有获奖人员先转上台，暂停5秒左右，再转回领奖台，微笑着接受相应领导的颁奖，领奖后再转回台上，暂停8秒左右，展示奖品，让摄影师拍照。最后，从另一边回到你的座位上。
7.在负债表上签字
签约工作人员会安排坐在对方前面，便于组织签约。
准备责任书、签名桌椅、“签名垫”卡和签字笔。安排人员抬签台，做好制服。参加签字的人必须事先得到通知。领奖时配乐，音量适中。你必须提前排练很多次。
8.做好后勤保障
调配会议所需车辆，特别是接送参会领导的车辆，座位充足，内部整洁，备有备用车辆。必须有工作人员上门服务。
安排人员维护场馆内外秩序，确保车辆有序停放，环境安静。会前检查会场内外，会议期间注意会场内外，及时应对突发情况。
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对于大型活动，还应考虑安全和急救。
9.勤俭节约
遵循必要、简单、方便的原则。
一是场地大小适中，设施设备充足，不要过分追求高端奢华。场地距离较近，方便了大部分人的来往。
二是要装修地板，烘托气氛。它不应该太复杂或太花哨。
第三，会议材料要尽量减少。
第四，住宿要低，不要高。住宿可以安排在普通标准间。
第五，车辆主要是自己接，主要是借来的，尽量不租。
第三，一张图片告诉会议
