毕业后，由于各种原因，我们或多或少都面临着档案转移。

当涉及文件传输时，有必要使用文件传输信。很多朋友对文件转寄函的使用方法和流程不是很清楚。

那么今天我们就来了解一下哪些情况需要转档，拿到转档信后应该怎么做。

1.什么情况下需要传输文件？

1、考上研究生

无论是应届毕业生还是往届毕业生，考入研究生院后都需要将档案转到相应的研究生院。在这种情况下，档案转移会比较简单，研究生院会直接向你的档案存放地发送档案转移函，将你的档案以公对公的形式提取出来。

具体操作细节请在编辑前参考相关文章，并在首页查看研究生交班信的相关内容。

2.获得国有企业公职、公务员和职业编辑

只要是公开发文，单位都会索要你的个人档案，此时也需要办理档案转移。

3.其他情况

无论你在哪里需要使用你的文件，你都需要从文件存放的地方提取你的文件，比如评定职称时的政审，搬家时的结算程序。

二、拿到文件转递函后如何处理文件转递

到人才服务中心或收到文件的单位开具《交接班书》并加盖公章

档案移交函通常携带的材料有:本人身份证、毕业证、成绩单和单位出具的档案移交证明。

拿到调取函后，就可以去你的档案存放处办理档案调取手续了！

以变更工作单位为例，流程如下:

1.到转地人才服务中心总务室，凭《受理通知书》一式两份填写《业务转岗人员登记表》

2.到调入地人才服务中心人事档案室，凭《受理函》查阅人事关系电脑资料，确认案件后支付所欠人事代理费，支付后在两份《登记表》主管部门意见栏加盖公章。

3.人事档案室会马上把你的档案袋转到总务处。

4.向总务处出具介绍信，并附录取通知书和两份登记表；这时工作人员会问你是随身带还是邮寄。如随身携带，将档案袋与介绍信印章一起密封，并在印章处加盖十余枚公章。同时，办公室会保留一份登记表，另一份会被你拿走。

5、到现就业单位在《登记表》加盖调入部门公章意见栏。

6.将密封好的档案袋妥善转交接收地人才服务中心，并在《登记表》上加盖接收地主管部门意见栏公章。

实际的转信程序并不复杂。不要害怕。对于不同的转移目的，流程会有所不同。处理这个的时候就清楚了。

真正需要注意的是以下两点:

1.请务必不要超过转让函的有效期

2.档案必须由具有档案管理资质的单位或者档案机构封存

注意:如果档案没有放在有管理资质的地方，不能办理档案转移。需要先激活文件，即先存放在有管理资质的地方。